THAM LUẬN : KỸ THUẬT SOẠN THẢO THÔNG BÁO, VIẾT TỜ TRÌNH ,VÀ GHI BIÊN BẢN MỘT BUỔI HỌP

THAM LUẬN:

KỸ THUẬT  SOẠN THẢO THÔNG BÁO, VIẾT TỜ TRÌNH  VÀ GHI BIÊN BẢN MỘT BUỔI HỌP.



HUY THANH



A- SOẠN THẢO THÔNG BÁO HAY THÔNG CÁO:


1- Thông báo hay Thông Cáo là gì:

Thông
cáo hay Thông Báo một văn bản ngắn, viết bằng văn xuôi có mục đích
truyền đạt nội dung cho mọi người cùng biết, hoặc để thi hành về một vấn
đề nào đó liên quan đến đơn vị phát hành văn bản .Thông báo chỉ có giá
trị thông tin, hướng dẫn, để biết hay định hướng chung một vấn đề chứ nó
không có không có giá trị thay thế được những văn bản pháp qui, hay
luật pháp.





1- Cách viết một Thông Báo:

Mở
đầu viết Thông Báo ta viết ngay chủ đề chính, không cần căn cứ, nêu
lý do tình hình dài dòng như những văn bản khác,. Nếu Thông Báo liên
quan đến những chủ trương, chánh sách, văn bản pháp qui , luật pháp khác
thì phải ghi tên văn bản, số ngày tháng ban hành một cách rõ ràng.




2- Nội dung viết Thông Báo:

Ta
phải viết ngắn gọn, chính xác đầy đủ vấn đề một cách dễ hiểu. Câu văn
phải sáng sủa, mang tính đại chúng,ai cũng hiểu được dù họ có trình độ
học vấn thấp. Không được lập luận dài dòng, dùng những danh từ chuyên
môn, kỹ thuật hay tiếng nước ngoài.



Những phần chính một Thông Báo phải có là:



a- Tên nước, tiêu đề



b-Địa phưong viết, ngày.. tháng năm



c- Tên đơn vị ra thông báo



d- Số, ký hiệu Thông Báo



e- Tiều đề và trích yếu nội dung , có thể in đậm hay gạch dưới những chữ quan trọng



f- Nội dung chính



g-Ký
tên, ghi rõ tên họ, chúc vụ, đóng dấu.

Người ký tên Thông Báo có thể
là những Cấp Phó Phòng Ban trở lên đang điều hành những vấn đề chuyên
môn quan hệ đến Thông báo với tư cách TL (Thừa Lệnh Thủ Trưởng), không
nhất thiết phải là người đứng đầu đơn vị.



h- Nơi nhận Thông Báo



B- SOẠN THẢO TỜ TRÌNH:



1- Viết hay soạn thảo Tờ Trình:

Viết
hay soạn thảo Tờ Trình là viết thành văn xuôi một vấn đề nào đó để giải
thích, trình bày một sự kiện đã qua, hay đề xuất kiến nghị, với cấp
trên có thâm quyền để yêu cầu giúp đỡ, phê chuẩn, hay xin ý kiến chỉ
đạo, những đề nghị cuả mình yêu cầu.



2- Những nội dung quan trọng khi viết Tờ Trình:

Nội dung quan trọng khi viết Tờ Trình tối thiểu phải có những tiêu điểm sau:



a- Lý do viết Tờ Trình:

Lý
do viết Tờ Trình phải trình bày ngắn gọn, đi vào chủ đề chính, lập luận
phải có tính khách quan, trung thực, nêu được những yêu cầu chính
đáng của tường trình để thực hiện những đề xuất cấp bách trong thực tế
tại địa phương.



b- Văn phong cách viết tường trình

Văn
phong cách viết Tường Trình phải lịch sự ,tôn trọng cấp trên ,phải có
tính thuyết phục mạnh mẽ. Tránh lối viết văn như là "cầu cứu" hay "xin cho" .. Những vấn đề ta nêu ra phải có tính chất tin cậy cao, Nếu
cần ta phải dẫn chứng cụ thể bằng những tư liệu liên quan như số liệu ,
đồ thị, thống kê của các đơn vị khác đã thực hiến có kết quả tốt nếu có
.

Cần nêu rõ sự cần thiết phải thực hiện những vấn đề của đề xuất
một cách "chẳng đặng đừng", cấp bách và dự đoán được những khó khăn sẽ
gặp phải trong khi thực hiện cùng phương pháp tháo gỡ ,khắc phục , đừng
để cấp trên có ý tưởng " lợi bất cập hại " hay chủ quan trong phần lý
luận .



c-Tính khả thi của đề xuất:

Những
đề xuất xin phê duyệt phải thực tế, có tính khả thi, trong khả năng
của đơn vị có thể thực hiện được và thực hiện tốt. Nếu vấn đề xin phê
duyệt có liên quan đến kỷ thuật thì phải có luận chứng kinh tế kỹ thuật
hay luận án rõ ràng.

. Phải dự trù được thời gian thực hiện, thi công
công trình và kết thúc công trình vì tâm lý cấp trên rất sợ "con rùa
hành chánh" làm kéo dài thời gian , hao tốn kinh phí ngân sách như
những dự án đóng băng trước đây.



. 3- CÁCH GHI BIÊN BẢN TRONG MỘT BUỔI HỌP:



1- Biên bản là gì?



Biên
bản là cách ghi chép lại những vấn đề xảy ra trước mắt, cũng có thể là
vấn đề được ghi lại qua máy quay phim và thu âm .Nhưng biên bản thường
dùng là ghi chép những điều xảy ra hiện hữu trước mắt một cách kịp thời,
đầy đủ để làm tài liệu tra cưu sau nầy. Biên Bản như là một cách ghi
nhớ những sự kiện đã thống nhất, căn cứ biên bản, người ta sẽ thực hiện
cụ thẻ những vấn đề đã thoả thuận sau nầy. Nó chỉ là một thông tin, căn
cứ chứng minh cho việc thực hiện.

Có rất nhiều loại biên bản với
những chủ đề khác nhau như Biên Bản Bàn Giao, Biên Bản Vi Phạm Luật
Giao Thông, Biên Bản Tai Nạn, Biên Bản Lừa Đảo, Biên Bản Đua xe Trái
Phép v,,.. Ở đây, tôi chọn nghiên cứu một cách viết Biên Bản khá tổng
quát dành trong một buổi họp hay Hội Nghị là một Biên Bản chúng ta
thường gặp nhất



2- Hình thức viết Biên Bản: 



a- Tên nước, tiêu ngữ quốc gia

b-Tựa đề Biên Bản, Trích yếu nột dung.

c- Địa điểm họp, ngày ..tháng..năm, giờ phút họp..

d-Thành
phần tham dự: Tên Chức Vụ Chủ toạ Đoàn, tên họ chức vụ đại diện các
ban, ngành,phòng nghiệp vụ, đoàn thể tham dự phiên họp .

e- Nội dung chính cuộc họp, cần ghi nhiều chi tiết.

f-Thời gian chấm dứt họp.

g- Các cấp có thẩm quyền ký xác nhận Biên Bản ghi đầy đủ, trung thực



3-Những yêu cấu chính khi viết Biên Bản:

 

a-
Không được ghi dài dòng,cảm nghỉ hay ý kiến của người viết. Những sự
kiện trong buổi họp phải được ghi một cách khách quan, trung thực, đầy
đủ. Các số liệu phải ghi chép rõ ràng cụ thể.

b-Sau khi viết,
Biên Bản phải được đọc lại cho những người ký tên cùng nghe, bổ sung hay
sửa đổi trước khi ký. Việc ký tên phải tự nguyện, không được áp đặt,
mớm ý hay cưỡng bức ký

c- Nếu là những biên bản quan trọng như
khám nghiệm, khám xét, khiếu nại, tố cáo, bàn giao, cung khai, tai
nạn, giết người v..v..thì lời nói trong buổi họp phải ghi đầy đủ nguyên
văn, sau cùng, đọc cho người khai nghe lại trước khi họ ký tên váo Biên
Bản.

d-Nếu là một buổi họp quan hệ đến nhiều cơ quan, đơn vị
khác nhau thì phải cần ghi chi tiết hơn như: Tên và Chức Vụ của Thuyết
Trình Viên, Nội dung từng vấn đề báo cáo, các ý kiến phát biểu của
người tham dự .Danh sách đại biểu tham dự. Tỉ lệ biểu quyết phiếu bầu
kín trên tổng số người tham dự buổi họp (Theo tôi không nên bầu bằng
cách giơ tay trong một buổi họp vì sẽ không trung thực).

e- Phần kết thúc biên bản cũng nên ghi tóm tắt những kết quả đạt được, sau cùng đọc lại cho mọi người cùng nghe và cùng ký tên.



KẾT LUẬN



Mong
rằng bài viết Entry nầy, với một ít trải nghiệm của tôi qua thời gian
công tác  hành chánh, sẽ giúp cho quý vị và các bạn có thêm những ý
kiến trong công việc làm của mình tại cơ quan, công sở hay nơi làm việc.



HUY THANH.

http://b3.zcubes.com/v.aspx?mid=11344051 | https://hollis-myrick.federatedjournals.com/all-about-outdoor-solar-lights | https://ctxt.io/2/AACQ7-XOFQ | https://telegra.ph/Best-Battery-Backup-Power-Supply-05-09 | https://whitaker-riddle.mdwrite.net/find-used-batteries-for-solar-power-systems-1683661046 | https://intelligent-pineapple-wf9txs.mystrikingly.com/blog/solar-panels-inverter-get-the-answer-to-the-faq-on-sun-power-panels | https://diigo.com/0sjz23 | https://notes.io/qBSHD | https://mypastelink.com/0gvu3k6wgi | http://controlc.com/f06e2804 | https://blogfreely.net/coastframe1/all-about-outdoor-solar-lights | https://canvas.instructure.com/eportfolios/2101508/Home/Stay_Connected_With_Samsung_Mobile_Phone_Handsets | https://ernstsen-gill-2.technetbloggers.de/how-to-your-own-home-photography-business | http://budtrader.com/arcade/members/beachdesert0/activity/2353119/ | https://penzu.com/p/aa1d9a25 | https://graytramp9.bloggersdelight.dk/2023/05/09/how-commence-your-own-home-photography-business/ | https://lovenorth5.werite.net/post/2023/05/09/The-Primary-Advantages-Of-A-Dual-Handset-Cordless-Phone | https://lloyd-paulsen.hubstack.net/best-battery-backup-power-supply | https://paste1s.com/notes/PRLI2V | https://oysterflood9.bravejournal.net/post/2023/05/09/Solar-Powered-Mobile-Phone-Chargers | https://writeablog.net/dropbutton2/best-battery-backup-energy | https://crouch-ottesen.thoughtlanes.net/a-take-a-the-advantages-and-cons-of-corded-and-cordless-drills | http://coasttrial5.jigsy.com/entries/general/The-Benefits-Of-A-Dual-Handset-Cordless-Phone | https://pastebin.pl/view/edb8336f | https://te.legra.ph/Solar-Powered-Mobile-Phone-Chargers-05-09 | https://ide.geeksforgeeks.org/tryit.php/1665c66a-6efe-40ad-a1b8-1d837c14e5f8 | https://click4r.com/posts/g/9504953/ | https://anotepad.com/notes/iskm4g2x | https://egholm-bragg.blogbright.net/what-high-end-camera-accessories-unit | https://beachbutton2.doodlekit.com/blog/entry/25501502/usb-cell-drive-review-new-gadgets-that-sync-charge-power-and-store | https://postheaven.net/beachharbor5/usb-cell-drive-review-new-gadgets-that-sync-charge-power-and-store | https://fnote.me/notes/wG04W4 | https://forums.megalith-games.com/member.php?action=profile&uid=995734 | http://9453pp.com/space-uid-1659495.html | http://www.eqianke.com/home.php?mod=space&uid=1219516 | http://www.ccwzz8.com/space-uid-1750868.html | http://www.yunmoo.com/home.php?mod=space&uid=525947 | http://01color.com/home.php?mod=space&uid=943244 | https://wxgcs.cn/space-uid-1878631.html | http://m.414500.cc/home.php?mod=space&uid=1451126 | http://ejrvcmsicjhrlvc.song978.com/space-uid-1659517.html | http://bbs.xiaoditech.com/home.php?mod=space&uid=1155764 | http://zmxw.cc/home.php?mod=space&uid=858596 | http://guizu5201314.com/home.php?mod=space&uid=463882 | http://www.lntoxicated.com/home.php?mod=space&uid=541713 | http://bbs.yidu18.com/home.php?mod=space&uid=978445 | http://las212.com/bbs/home.php?mod=space&uid=1158683 | http://aiwujie.wang/home.php?mod=space&uid=1103837 | http://www.maeda-atsuko.cn/home.php?mod=space&uid=217710 | https://www.deepzone.net/home.php?mod=space&uid=1488541